Als Operationeel Manager Project & Planning ben jij de schakel tussen creative director, account/projectmanagers, het interne team en externe leveranciers en productiepartners. Je zorgt dat briefings die binnenkomen meteen vertaald worden in concrete plannen, dat iedereen weet wat wanneer moet gebeuren, dat deadlines gehaald worden en dat eventuele obstakels vlot uit de weg geruimd worden.

‍

‍Wat ga je doen?

‍

• Je ontvangt de klantbriefings van de account‑ en projectmanagers, begrijpt wat er moet gebeuren, wanneer en met welke middelen.
• Je vertaalt deze briefings naar onze planningstool: nodig taken, uitsplitsing van deliverables, milestones, levermomenten, interne en externe betrokkenen.
• Je stelt de projectplanning op (timing, taken, leveranciers, interne capaciteit) en bewaakt deze van start tot finish.
• Je stemt dagelijks af met de Office & Project Planner over capaciteit, planning, statusupdates en de zogenaamde capaciteitsmatrix.
• Je volgt actief de status van projecten: bewaakt deadlines, budgetten, levertijden, kwaliteit, schakelt wanneer nodig bij.
• Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers/productie: drukwerk, productie, levertermijnen, prijsafspraken, opvolging van offertes.
• Je maakt offertes op (voor productie, voor leveringen, externe partners) en volgt deze op strak.
• Je houdt het budget van het project scherp in het oog, rapporteert hierover aan de accountmanagers én aan interne collega’s.
• Je signaleert vroegtijdig knelpunten (timing, budget, capaciteit, kwaliteit) en stelt bijsturing voor — zorgt dat alles binnen scope, planning, budget en kwaliteit blijft.
• Je onderhoudt overzicht van de capaciteit van het team (intern en extern) en zorgt dat die capaciteit afgestemd is met de planning.
• Je draagt bij aan procesverbetering: je ziet waar structuren of workflows kunnen geoptimaliseerd worden zodat de operationele flow vlotter verloopt.

‍

• Minimaal 3‑5 jaar ervaring (of gelijkaardig) binnen een agency (digital/creatief) of productie‑omgeving waarin planning, operations, project‑ of resource‑management een kernrol speelden.
• Ervaring met werken in een planningstool, taak‐/projectmanagementsoftware en vaardigheid om te schakelen tussen intern team en externe leveranciers.
• Uitstekend organisatorisch vermogen, oog voor detail, sterk in planning & het bewaken van deadlines.
• Probleemoplossend ingesteld: je ziet knelpunten, durft te acteren, vindt oplossingen en zorgt dat uitvoering blijft.
• Communicatief sterk: je schakelt met account/projectmanagers, intern team én externe leveranciers/partners; je houdt iedereen op de hoogte, brengt helderheid.
• Ervaring met het opstellen en opvolgen van offertes, budgetbewaking, leveringsafspraken, productie/drukwerk is een plus.
• Hands‑on mentaliteit: jij zet de planning op, bewaakt hem, stuurt bij en zorgt dat de uitvoering doorgaat — geen “alleen strategie”, wel actie.
• Proactief, stressbestendig, meerdere projecten & deadlines tegelijk managen is voor jou vanzelfsprekend.
• Nederlands vloeiend, mondeling en schriftelijk; beheersing van Frans/Engels is een plus.
• Extra: je hebt ervaring in onze sector en/of in Teamleader Orbit.

‍

• Een uitdagende rol in een groeiende en energieke agency­omgeving waarin je écht impact hebt.
• Een sleutelpositie waarin je het operationele hart van onze projecten bent — verantwoordelijkheid, afwisseling én ownership.
• Werklocatie: Hasselt,
• Een team van enthousiaste collega’s, korte lijnen, veel ruimte voor initiatief en verbetering.
• De mogelijkheid om processen mee te ontwikkelen en echt verschil te maken — jouw bijdrage telt.
• Marktconform salaris
• Extralegale voordelen: Maaltijdcheques, een iPhone, telefoonabonnement & een MacBook Pro.

‍